Sztuczna inteligencja może pomagać urzędowi w pisaniu szkiców postów, upraszczaniu języka, tworzeniu planów treści i streszczeń, ale każdy tekst musi sprawdzić człowiek. Nie wpisuj do narzędzi AI danych osobowych mieszkańców ani informacji poufnych i ustal wewnętrzne zasady korzystania z AI.

W skrócie

Uwaga: artykuł ma charakter poradnikowy i nie stanowi porady prawnej. W sprawach spornych skonsultuj się z radcą prawnym urzędu.

AI w urzędzie to temat, w którym specjalizuję się od jakiegoś czasu, bo najczęściej widzę dwie skrajności: urzędy, które boją się jej dotknąć, i urzędy, które wklejają do czatu wszystko, co mają pod ręką. Obie postawy są ryzykowne. Poniżej spokojny środek.

Do czego AI przydaje się w komunikacji urzędu?

Do pisania szkiców postów na podstawie komunikatu, upraszczania języka urzędowego, szukania pomysłów na tematy i kalendarz treści, streszczania sesji i dokumentów, tworzenia szablonów odpowiedzi na częste pytania oraz poprawiania błędów i skracania tekstów.

„AI używam do szkiców, streszczeń uchwał na język mieszkańca i pomysłów na tytuły. Nie publikuję niczego bez sprawdzenia przez człowieka, który odpowiada za komunikat. Dane osobowe i dokumenty wewnętrzne nigdy nie trafiają do publicznego chata.”

– Sandra Płoszaj

Jak napisać dobre polecenie?

Podaj rolę, cel, odbiorców i ton. Na przykład: „Jesteś rzecznikiem gminy. Napisz post na Facebooka o zamknięciu ulicy X od 5 do 20 maja. Odbiorcy: mieszkańcy. Ton: spokojny i konkretny. Maksymalnie 600 znaków. Objazd: …”. Zawsze dołączaj sprawdzone fakty, a nie licz na to, że model je zna.

Zasady bezpiecznego użycia AI

Nie wprowadzaj danych osobowych i informacji niejawnych. Weryfikuj fakty, bo AI może się mylić i zmyślać szczegóły. Zatwierdzaj treści: człowiek odpowiada za publikację. Dbaj o prawa autorskie do grafik i tekstów. Ustal wewnętrzną politykę AI: kto, do czego i jakich narzędzi może używać. Rozważ oznaczanie treści wygenerowanych przez AI, zwłaszcza obrazów, które mogą wprowadzać w błąd.

Czego nie robić z pomocą AI?

Nie generować zdjęć udających prawdziwe wydarzenia, nie publikować niesprawdzonych tłumaczeń prawnych i decyzji, nie prowadzić w imieniu urzędu rozmów, które wymagają decyzji urzędnika.

Szkolenie z AI dla zespołu

Praktyczne używanie AI w pracy zespołów komunikacji ćwiczymy na dwudniowych warsztatach AI w komunikacji miasta i gminy oraz na szkoleniu z social mediów i AI dla instytucji publicznych. Pomocne będą też narzędzia do planowania publikacji.

Najczęstsze pytania

Czy urząd może używać ChatGPT?

Może, jeśli ustali zasady i nie przekazuje danych osobowych ani informacji poufnych. Sprawdź politykę bezpieczeństwa informacji urzędu i opinię inspektora ochrony danych.

Czy AI zastąpi osobę prowadzącą profil?

Nie. AI przyspiesza pracę, ale nie zna lokalnych spraw i nie odpowiada za treść.

Jak sprawdzić, czy tekst z AI jest poprawny?

Porównaj go z dokumentami źródłowymi: uchwałą, komunikatem, umową. Sprawdź daty, kwoty i nazwy.

Powiązane artykuły

• Jak prowadzić fanpage gminy? Kompletny poradnik dla urzędu
• Jak założyć fanpage urzędu miasta lub gminy na Facebooku krok po kroku?
• Co to jest fanpage i czym różni się od profilu na Facebooku?
• Czy urząd gminy musi mieć profil w mediach społecznościowych?
• Jakie media społecznościowe wybrać dla gminy lub miasta?
• Strategia komunikacji w mediach społecznościowych dla samorządu – jak ją przygotować?
• Kto powinien prowadzić profil urzędu w mediach społecznościowych?
• Co publikować na fanpage’u gminy? 30 pomysłów na posty dla urzędu
• Jak często publikować na fanpage’u gminy? Ile postów w tygodniu?
• Jak prowadzić Instagram miasta lub gminy? Poradnik dla urzędu
• Jak informować o inwestycjach drogowych w mediach społecznościowych urzędu?
• Jak zwiększyć zaangażowanie mieszkańców na fanpage’u gminy?
• Reels i wideo dla urzędu – jak nagrywać krótkie filmy dla mieszkańców?
• Hejt i krytyczne komentarze na profilu urzędu – jak reagować?
• Regulamin profilu urzędu w mediach społecznościowych – co powinien zawierać?
• Plan komunikacji kryzysowej w mediach społecznościowych urzędu
• Fake newsy o urzędzie w mediach społecznościowych: jak reagować?
• Zdjęcia mieszkańców na profilu urzędu a RODO: kiedy można je publikować?
• Dostępność cyfrowa w mediach społecznościowych urzędu: co zrobić?
• Jak mierzyć skuteczność komunikacji urzędu w mediach społecznościowych?
• Statystyki fanpage’a w Meta Business Suite: jak je czytać?
• Reklama w mediach społecznościowych urzędu: jak promować komunikaty i wydarzenia?
• Zamówienia publiczne na obsługę mediów społecznościowych: jak zlecić prowadzenie profilu?
• Narzędzia do planowania publikacji w mediach społecznościowych dla urzędu
• LinkedIn miasta i gminy: jak urząd może promować się wśród inwestorów i pracowników?
• Employer branding gminy: jak urząd może przyciągać pracowników w mediach społecznościowych?
• Wybory samorządowe a profil urzędu w mediach społecznościowych: jak zachować neutralność?
• Szkolenia z social mediów dla pracowników urzędów: jak wybrać i czego się spodziewać?
• Raport „Samorząd w sieci 2026″: jak miasta i gminy komunikują się w mediach społecznościowych?
• Bezpłatna analiza social mediów urzędu: co sprawdzamy i jak ją zamówić?

Szkolenia z social mediów dla urzędów i instytucji

ECEM od 6 lat wspiera miasta w komunikacji w mediach społecznościowych. Wybierz szkolenie, które możesz zamówić online:

• Szkolenie z social mediów dla miast i gmin
• Szkolenie Facebook dla miast i gmin
• Szkolenie z social mediów i AI dla instytucji publicznych
• Warsztaty AI w komunikacji miasta i gminy (2 dni)
• Szkolenie Facebook szyte na miarę (90 min)

Umów termin szkolenia lub napisz na biuro@ecem.edu.pl. Dołącz też do raportu „Samorząd w sieci 2026″ i otrzymaj bezpłatną analizę komunikacji swojego miasta lub gminy.