Urząd może publikować zdjęcia z wydarzeń publicznych, na których osoby są tłem lub szczegółem większej całości, ale wizerunek konkretnej osoby, a zwłaszcza dziecka, zwykle wymaga jej zgody (w przypadku dziecka: zgody opiekunów). Urząd powinien też informować o fotografowaniu i spełniać obowiązek informacyjny RODO.

W skrócie

Uwaga: artykuł ma charakter poradnikowy i nie stanowi porady prawnej. W sprawach spornych skonsultuj się z radcą prawnym urzędu.

To jedno z pytań, które dostaję najczęściej na szkoleniach. Urzędnicy chcą pokazywać życie gminy, a jednocześnie obawiają się reklamacji. Poniżej opisuję zasady w uproszczeniu. W konkretnych przypadkach zapytaj inspektora ochrony danych i radcę prawnego.

Wizerunek a dane osobowe

Wizerunek osoby, po którym można ją rozpoznać, jest daną osobową w rozumieniu RODO, a jednocześnie dobrem chronionym przepisami prawa autorskiego i Kodeksu cywilnego. Według mojej wiedzy przepisy przewidują wyjątki, między innymi gdy osoba stanowi jedynie szczegół całości, na przykład zgromadzenia czy publicznej imprezy.

„Zdjęcie z imprezy miejskiej to dane osobowe, jeśli widać na nim twarz. Przed publikacją sprawdzam podstawę prawną i czy informacja o fotografowaniu wisiała na wydarzeniu. Zdjęć dzieci bez zgody rodziców nie wrzucam wcale.”

– Sandra Płoszaj

Kiedy zgoda jest potrzebna?

Zgodę warto mieć przy portretach i zbliżeniach konkretnych osób, a przy dzieciach, na zajęciach, w przedszkolach, grupach i zbliżeniach, zgodę opiekunów, najlepiej pisemną. Szerokie ujęcia tłumu na wydarzeniu publicznym są zwykle mniej ryzykowne, o ile informujesz o fotografowaniu. Radny, wójt czy burmistrz podczas wykonywania obowiązków to inna sytuacja, bo mówimy o funkcji publicznej. Zdjęć z monitoringu nie publikuj bez wyraźnej podstawy prawnej.

Jak to zorganizować w praktyce?

Przygotuj wzór zgody na wykorzystanie wizerunku z klauzulą informacyjną i zbieraj go przy zapisach na wydarzenia. Postaw przy wejściu tablicę informującą o fotografowaniu. Prowadź rejestr zgód i procedurę wycofania zgody. Na żądanie usuń zdjęcie, jeśli brakuje podstawy prawnej.

Czego unikać?

Zdjęć dzieci podpisanych imieniem i nazwiskiem, zdjęć z interwencji i wypadków, danych osobowych w komentarzach oraz zdjęć w sytuacjach prywatnych bez wiedzy osoby. Wiadomości prywatne od mieszkańców zawierają dane osobowe: nie publikuj ich bez zgody i kieruj sprawy urzędowe do formalnych kanałów. Zasady możesz opisać w regulaminie profilu urzędu.

Najczęstsze pytania

Czy wystarczy tablica „Trwa nagrywanie”?

Informacja pomaga spełnić obowiązek informacyjny i ocenić osoby jako szczegół całości, ale nie zastępuje zgody na portrety i zdjęcia dzieci.

Czy zgodę można cofnąć?

Tak, zgodę na przetwarzanie danych można wycofać, więc urząd powinien mieć procedurę usunięcia materiałów.

Z kim konsultować zasady?

Z inspektorem ochrony danych i radcą prawnym urzędu. Pomysły na treści, które nie wymagają zgód: co publikować na fanpage’u gminy.

Powiązane artykuły

• Jak prowadzić fanpage gminy? Kompletny poradnik dla urzędu
• Jak założyć fanpage urzędu miasta lub gminy na Facebooku krok po kroku?
• Co to jest fanpage i czym różni się od profilu na Facebooku?
• Czy urząd gminy musi mieć profil w mediach społecznościowych?
• Jakie media społecznościowe wybrać dla gminy lub miasta?
• Strategia komunikacji w mediach społecznościowych dla samorządu – jak ją przygotować?
• Kto powinien prowadzić profil urzędu w mediach społecznościowych?
• Co publikować na fanpage’u gminy? 30 pomysłów na posty dla urzędu
• Jak często publikować na fanpage’u gminy? Ile postów w tygodniu?
• Jak prowadzić Instagram miasta lub gminy? Poradnik dla urzędu
• Jak informować o inwestycjach drogowych w mediach społecznościowych urzędu?
• Jak zwiększyć zaangażowanie mieszkańców na fanpage’u gminy?
• Reels i wideo dla urzędu – jak nagrywać krótkie filmy dla mieszkańców?
• Hejt i krytyczne komentarze na profilu urzędu – jak reagować?
• Regulamin profilu urzędu w mediach społecznościowych – co powinien zawierać?
• Plan komunikacji kryzysowej w mediach społecznościowych urzędu
• Fake newsy o urzędzie w mediach społecznościowych: jak reagować?
• Dostępność cyfrowa w mediach społecznościowych urzędu: co zrobić?
• Jak mierzyć skuteczność komunikacji urzędu w mediach społecznościowych?
• Statystyki fanpage’a w Meta Business Suite: jak je czytać?
• Reklama w mediach społecznościowych urzędu: jak promować komunikaty i wydarzenia?
• Zamówienia publiczne na obsługę mediów społecznościowych: jak zlecić prowadzenie profilu?
• Narzędzia do planowania publikacji w mediach społecznościowych dla urzędu
• Sztuczna inteligencja w komunikacji samorządu: jak bezpiecznie używać AI w urzędzie?
• LinkedIn miasta i gminy: jak urząd może promować się wśród inwestorów i pracowników?
• Employer branding gminy: jak urząd może przyciągać pracowników w mediach społecznościowych?
• Wybory samorządowe a profil urzędu w mediach społecznościowych: jak zachować neutralność?
• Szkolenia z social mediów dla pracowników urzędów: jak wybrać i czego się spodziewać?
• Raport „Samorząd w sieci 2026″: jak miasta i gminy komunikują się w mediach społecznościowych?
• Bezpłatna analiza social mediów urzędu: co sprawdzamy i jak ją zamówić?

Szkolenia z social mediów dla urzędów i instytucji

ECEM od 6 lat wspiera miasta w komunikacji w mediach społecznościowych. Wybierz szkolenie, które możesz zamówić online:

• Szkolenie z social mediów dla miast i gmin
• Szkolenie Facebook dla miast i gmin
• Szkolenie z social mediów i AI dla instytucji publicznych
• Warsztaty AI w komunikacji miasta i gminy (2 dni)
• Szkolenie Facebook szyte na miarę (90 min)

Umów termin szkolenia lub napisz na biuro@ecem.edu.pl. Dołącz też do raportu „Samorząd w sieci 2026″ i otrzymaj bezpłatną analizę komunikacji swojego miasta lub gminy.