Zlecenie obsługi mediów społecznościowych przez urząd podlega zasadom wydatkowania środków publicznych. Gdy wartość zamówienia przekracza próg z ustawy Prawo zamówień publicznych, trzeba stosować tę ustawę, a poniżej progu obowiązują wewnętrzne regulaminy urzędu. W opisie zamówienia określ zakres usług, rytm publikacji, raporty i prawa do materiałów.

W skrócie

Uwaga: artykuł ma charakter poradnikowy i nie stanowi porady prawnej. W sprawach spornych skonsultuj się z radcą prawnym urzędu.

Wiele urzędów pyta mnie, jak napisać takie zamówienie, żeby nie kupić „postów po cenie za sztukę” bez żadnej jakości. Poniżej to, na co zwracam uwagę przy opisie przedmiotu zamówienia. Przepisy i progi zawsze sprawdź w aktualnym stanie prawnym wspólnie z referatem zamówień publicznych.

Od czego zacząć?

Od ustalenia, czego potrzebujesz: pełnej obsługi czy wsparcia w wybranych obszarach, takich jak grafiki, wideo, reklamy. Potem oszacuj wartość zamówienia, sprawdź aktualny próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulaminy urzędu i przygotuj opis przedmiotu zamówienia. Tryb postępowania wybierz razem z referatem zamówień.

„Zamawiając obsługę profilu, urząd może wpisać do umowy wskaźniki: liczbę publikacji, czas reakcji na komentarze i raport miesięczny. Dzięki temu rozlicza efekt pracy, a nie tylko przepracowane godziny.”

– Sandra Płoszaj

Co powinien zawierać opis przedmiotu zamówienia?

Zakres: liczbę postów, grafik, wideo i relacji w tygodniu lub miesiącu. Kanały: Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn. Moderację komentarzy i obsługę wiadomości, z godzinami i czasem reakcji. Informację, czy wykonawca prowadzi reklamy i kto ponosi koszt budżetu reklamowego. Częstotliwość i zakres raportów. Zasadę, że urząd zawsze pozostaje administratorem Strony. Prawa autorskie do materiałów i ich przekazanie. Umowę powierzenia przetwarzania danych, jeśli wykonawca będzie miał do nich dostęp. Zasady akceptacji treści przed publikacją.

Jakie kryteria oceny ofert wybrać?

Poza ceną warto oceniać doświadczenie zespołu, przykłady realizacji dla podobnych jednostek, propozycję planu treści i sposób raportowania. Sama cena jako kryterium często oznacza niską jakość obsługi.

Jak zabezpieczyć interes urzędu?

Konto administratora ma zostać po stronie urzędu. Umowa powinna przewidywać przekazanie haseł i materiałów po zakończeniu współpracy, zasady kar lub rozwiązania umowy przy rażących uchybieniach oraz procedurę awaryjną w kryzysie (plan komunikacji kryzysowej).

Alternatywa: własny zespół ze szkoleniem

Zamiast pełnej obsługi zewnętrznej urząd może wzmocnić własny zespół szkoleniem i konsultacjami. Porównanie modeli: kto powinien prowadzić profil urzędu.

Najczęstsze pytania

Czy zawsze trzeba robić przetarg?

Nie. To zależy od wartości zamówienia i regulaminów urzędu. Ustal to z referatem zamówień publicznych.

Czy wykonawca może mieć dostęp do konta urzędu?

Tak, jako redaktor lub administrator nadany przez urząd. Dostęp powinien być odwołalny i opisany w umowie.

Jak ocenić jakość oferty?

Poproś o referencje, przykłady postów dla podobnych podmiotów i plan treści na pierwszy miesiąc.

Powiązane artykuły

• Jak prowadzić fanpage gminy? Kompletny poradnik dla urzędu
• Jak założyć fanpage urzędu miasta lub gminy na Facebooku krok po kroku?
• Co to jest fanpage i czym różni się od profilu na Facebooku?
• Czy urząd gminy musi mieć profil w mediach społecznościowych?
• Jakie media społecznościowe wybrać dla gminy lub miasta?
• Strategia komunikacji w mediach społecznościowych dla samorządu – jak ją przygotować?
• Kto powinien prowadzić profil urzędu w mediach społecznościowych?
• Co publikować na fanpage’u gminy? 30 pomysłów na posty dla urzędu
• Jak często publikować na fanpage’u gminy? Ile postów w tygodniu?
• Jak prowadzić Instagram miasta lub gminy? Poradnik dla urzędu
• Jak informować o inwestycjach drogowych w mediach społecznościowych urzędu?
• Jak zwiększyć zaangażowanie mieszkańców na fanpage’u gminy?
• Reels i wideo dla urzędu – jak nagrywać krótkie filmy dla mieszkańców?
• Hejt i krytyczne komentarze na profilu urzędu – jak reagować?
• Regulamin profilu urzędu w mediach społecznościowych – co powinien zawierać?
• Plan komunikacji kryzysowej w mediach społecznościowych urzędu
• Fake newsy o urzędzie w mediach społecznościowych: jak reagować?
• Zdjęcia mieszkańców na profilu urzędu a RODO: kiedy można je publikować?
• Dostępność cyfrowa w mediach społecznościowych urzędu: co zrobić?
• Jak mierzyć skuteczność komunikacji urzędu w mediach społecznościowych?
• Statystyki fanpage’a w Meta Business Suite: jak je czytać?
• Reklama w mediach społecznościowych urzędu: jak promować komunikaty i wydarzenia?
• Narzędzia do planowania publikacji w mediach społecznościowych dla urzędu
• Sztuczna inteligencja w komunikacji samorządu: jak bezpiecznie używać AI w urzędzie?
• LinkedIn miasta i gminy: jak urząd może promować się wśród inwestorów i pracowników?
• Employer branding gminy: jak urząd może przyciągać pracowników w mediach społecznościowych?
• Wybory samorządowe a profil urzędu w mediach społecznościowych: jak zachować neutralność?
• Szkolenia z social mediów dla pracowników urzędów: jak wybrać i czego się spodziewać?
• Raport „Samorząd w sieci 2026″: jak miasta i gminy komunikują się w mediach społecznościowych?
• Bezpłatna analiza social mediów urzędu: co sprawdzamy i jak ją zamówić?

Szkolenia z social mediów dla urzędów i instytucji

ECEM od 6 lat wspiera miasta w komunikacji w mediach społecznościowych. Wybierz szkolenie, które możesz zamówić online:

• Szkolenie z social mediów dla miast i gmin
• Szkolenie Facebook dla miast i gmin
• Szkolenie z social mediów i AI dla instytucji publicznych
• Warsztaty AI w komunikacji miasta i gminy (2 dni)
• Szkolenie Facebook szyte na miarę (90 min)

Umów termin szkolenia lub napisz na biuro@ecem.edu.pl. Dołącz też do raportu „Samorząd w sieci 2026″ i otrzymaj bezpłatną analizę komunikacji swojego miasta lub gminy.